Informazioni pratiche

Tutti gli studenti sono tenuti a leggere con attenzione le

Cosa fare dopo l’assegnazione della sede, prima della partenza

Erasmus per studio/tesi

I vincitori riceveranno una email con la comunicazione della nomina UNICAMENTE al proprio indirizzo di posta elettronica istituzionale @studenti.unipi.it.

Entro 15 giorni dal ricevimento della comunicazione dovranno confermare l’accettazione del posto o rinunciare al posto stesso accedendo al Portale Erasmus con le proprie credenziali di Alice. L’eventuale rinuncia sarà irrevocabile.

Qualora lo studente, risultato vincitore nella graduatoria predisposta dal CAI di riferimento, non riceva la email di nomina ufficiale è tenuto comunque a contattare il proprio CAI per verificare la sua situazione, pena la perdita del diritto a partire per l’estero.

Lo studente dovrà accedere al Portale Erasmus con le proprie credenziali di Alice e inserire i dati richiesti per poter stampare la sezione Before the mobility del LA già parzialmente precompilato. Compilare la sezione “Before the mobility” del Learning Agreement  in modo tale da indicare (nella tabella A) tutti gli esami che si vogliono sostenere all’estero, con i rispettivi crediti, e (nella tabella B) tutti gli esami del piano degli studi seguito all’Università di Pisa, con i rispettivi crediti, che si propone vengano sostituiti, dopo aver concordato il tutto con il Referente del proprio CdS usando questo modulo. Per quanto riguarda i dati dell’università ospitante (Coordinatore, codici esami, etc.) dovete aspettare la comunicazione di accettazione e informazione dell’università ospitante. Il LA si genera automaticamente come pdf dopo che avrete inserito tutte le informazioni richieste. Dovrà essere completato dopo la stampa con i soli dati mancanti e dovrà essere sottoscritto dallo studente e dalla struttura estera ospitante. Dopo la firma della struttura ospitante, lo studente manderà il Before al CAI (erasmus@cfs.unipi.it) per la firma, mettendo in CC il referente del proprio CdS.

Il LA si intende perfezionato quando riporta le tre firme (studente, sede straniera, CAI, in quest’ordine) e le tre date richieste.

Lo studente dovrà poi fare l’upload (in formato pdf) della sezione Before the mobility perfezionata nella propria pagina personale del Portale Erasmus. Il CAI competente per Area verificherà il documento caricato e lo approverà online, consentendo così allo studente di compilare online il contratto.

Per compilare il contratto lo studente dovrà accedere al Portale Erasmus e inserire i dati richiesti. Dopodiché dovrà stamparlo unitamente alla lettera di accompagnamento, sottoscrivere entrambi i documenti ed inviarli, alla Direzione Servizi per la Didattica e l’Internazionalizzazione – Unità Mobilità Internazionale, Lungarno Pacinotti n. 44, 56126 Pisa, a mezzo posta (ordinaria o raccomandata A.R.), con indicato sulla busta “Contratto Erasmus”.

In alternativa, potrà consegnare a mano la busta con la documentazione (e le suddette indicazioni relative all’indirizzo e al contenuto) alla Sezione Protocollo, Lungarno Pacinotti, 44 nei seguenti orari: dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 13.00; il martedì e il giovedì anche dalle 15 alle 17.00.

È responsabilità dello studente inviare per posta o consegnare a mano il contratto da lui sottoscritto, completo dell’allegato, in modo che pervenga all’Ufficio per la controfirma da parte dell’Università di Pisa prima dell’inizio della mobilità. Si ricorda che, se la documentazione inviata all’Ufficio non è conforme a quanto richiesto, il contratto NON verrà controfirmato.

NB: solo con la controfirma da parte dell’Ateneo viene attribuito lo status di studente Erasmus con le relative coperture assicurative.

Quando il contratto, controfirmato dall’Ateneo e repertoriato, sarà caricato sul Portale Erasmus, lo studente riceverà una mail di notifica e potrà scaricare il documento in pdf dalla propria pagina personale del Portale stesso. Lo studente potrà, inoltre, scaricare dalla propria pagina personale un’attestazione Erasmus in italiano e inglese che certifica lo status di studente Erasmus e le relative coperture assicurative.

I vincitori (ad eccezione di coloro che partono per traineeship da neolaureato) dovranno mantenere lo status di studente dell’Università di Pisa per tutta la durata della mobilità provvedendo al rinnovo dell’iscrizione per l’A.A. 2020/2021 entro le scadenze fissate dall’Ateneo.

Coloro che dovessero rinunciare dopo la sottoscrizione del contratto non potranno partecipare alla riapertura del presente Bando.

I vincitori ai quali vengono assegnate licenze OLS (art. 5 del Bando) riceveranno una e-mail dall’Online Linguistic Support (OLS) con le informazioni necessarie per effettuare il login e le indicazioni delle varie scadenze.

L’OLS prevede, infatti, una prima valutazione della competenza linguistica dello studente che effettua il test iniziale obbligatorio per vagliare la propria conoscenza linguistica prima di effettuare un corso di lingua online facoltativo a seconda del livello conseguito, da svolgersi durante il periodo di mobilità per studio o traineeship.

Lo studente verrà, inoltre, valutato al termine del suo periodo di mobilità mediante un test finale obbligatorio, per monitorare i risultati ottenuti.

Una volta arrivato presso la sede estera, lo studente dovrà scaricare dalla propria pagina personale del Portale Erasmus il modello di certificato di arrivo, che dovrà essere compilato e firmato dalla struttura ospitante. Il certificato perfezionato dovrà essere caricato (formato pdf) dallo studente nella propria pagina personale del Portale, in modo che venga controllato e approvato online dall’Unità Mobilità Internazionale.

Erasmus per traineeship

– Compilare, una bozza del Learning Agreement (che trovate online dopo aver accettato la nomina).

I vincitori riceveranno una email con lacomunicazione della nomina UNICAMENTE al proprio indirizzo di posta elettronica istituzionale @studenti.unipi.it.

Entro 15 giorni dal ricevimento della comunicazione dovranno confermare l’accettazione del posto o rinunciare al posto stesso accedendo al Portale Erasmus con le proprie credenziali di Alice. L’eventuale rinuncia sarà irrevocabile.

Qualora lo studente, risultato vincitore nella graduatoria predisposta dal CAI di riferimento, non riceva la email di nomina ufficiale è tenuto comunque a contattare il proprio CAI per verificare la sua situazione, pena la perdita del diritto a partire per l’estero.

Lo studente dovrà accedere al Portale Erasmus con le proprie credenziali di Alice e inserire i dati richiesti per poter stampare la sezione Before the mobility del LA già parzialmente precompilato.Dovrà essere completato dopo la stampa con i soli dati mancanti e dovrà essere sottoscritto dallo studente e dalla struttura estera ospitante. Dopo la firma della struttura ospitante, lo studente manderà il Before al CAI (erasmus@cfs.unipi.it) per la firma, mettendo in CC il referente del proprio CdS.

Il LA si intende perfezionato quando riporta le tre firme (studente, sede straniera, CAI, in quest’ordine) e le tre date richieste.

Lo studente dovrà poi fare l’upload (in formato pdf) della sezione Before the mobility perfezionata nella propria pagina personale del Portale Erasmus. Il CAI competente per Area verificherà il documento caricato e lo approverà online, consentendo così allo studente di compilare online il contratto.

Per compilare il contratto lo studente dovrà accedere al Portale Erasmus e inserire i dati richiesti. Dopodiché dovrà stamparlo unitamente alla lettera di accompagnamento, sottoscrivere entrambi i documenti ed inviarli, alla Direzione Servizi per la Didattica e l’Internazionalizzazione – Unità Mobilità Internazionale, Lungarno Pacinotti n. 44, 56126 Pisa, a mezzo posta (ordinaria o raccomandata A.R.), con indicato sulla busta “Contratto Erasmus”.

In alternativa, potrà consegnare a mano la busta con la documentazione (e le suddette indicazioni relative all’indirizzo e al contenuto) alla Sezione Protocollo, Lungarno Pacinotti, 44 nei seguenti orari: dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 13.00; il martedì e il giovedì anche dalle 15 alle 17.00.

È responsabilità dello studente inviare per posta o consegnare a mano il contratto da lui sottoscritto, completo dell’allegato, in modo che pervenga all’Ufficio per la controfirma da parte dell’Università di Pisa prima dell’inizio della mobilità. Si ricorda che, se la documentazione inviata all’Ufficio non è conforme a quanto richiesto, il contratto NON verrà controfirmato.

NB: solo con la controfirma da parte dell’Ateneo viene attribuito lo status di studente Erasmus con le relative coperture assicurative.

Quando il contratto, controfirmato dall’Ateneo e repertoriato, sarà caricato sul Portale Erasmus, lo studente riceverà una mail di notifica e potrà scaricare il documento in pdf dalla propria pagina personale del Portale stesso. Lo studente potrà, inoltre, scaricare dalla propria pagina personale un’attestazione Erasmus in italiano e inglese che certifica lo status di studente Erasmus e le relative coperture assicurative.

I vincitori (ad eccezione di coloro che partono per traineeship da neolaureato) dovranno mantenere lo status di studente dell’Università di Pisa per tutta la durata della mobilità provvedendo al rinnovo dell’iscrizione per l’A.A. 2019/2020 entro le scadenze fissate dall’Ateneo.

Coloro che dovessero rinunciare dopo la sottoscrizione del contratto non potranno partecipare alla riapertura del presente Bando.

I vincitori ai quali vengono assegnate licenze OLS (art. 5 del Bando) riceveranno una e-mail dall’Online LinguisticSupport (OLS) con le informazioni necessarie per effettuare il login e le indicazioni delle varie scadenze.

L’OLS prevede, infatti, una prima valutazione della competenza linguistica dello studente che effettua il test iniziale obbligatorio per vagliare la propria conoscenza linguistica prima di effettuare un corso di lingua online facoltativo a seconda del livello conseguito, da svolgersi durante il periodo di mobilità per studio o traineeship.

Lo studente verrà, inoltre, valutato al termine del suo periodo di mobilità mediante un test finale obbligatorio, per monitorare i risultati ottenuti.

Una volta arrivato presso la sede estera, lo studente dovrà scaricare dalla propria pagina personale del Portale Erasmus il modello di certificato di arrivo, che dovrà essere compilato e firmato dalla struttura ospitante. Il certificato perfezionato dovrà essere caricato (formato pdf) dallo studente nella propria pagina personale del Portale, in modo che venga controllato e approvato online dall’Unità Mobilità Internazionale.

Cosa fare dopo la partenza da Pisa, all’arrivo nella sede ospitante

– Registrarsi sul sito Dove siamo nel mondo (all’apposita sezione “Scuola Università Ricerca”), messo a disposizione dal Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione internazionale, in modo da poter rintracciare, e soccorrere tempestivamente, i connazionali che si trovano all’estero nei casi di particolare gravità.

– Una volta arrivato presso la sede estera, lo studente dovrà scaricare dalla propria pagina personale del Portale Erasmus il modello di certificato di arrivo, che dovrà essere compilato e firmato dalla struttura ospitante. Il certificato perfezionato dovrà essere caricato (formato pdf) dallo studente nella propria pagina personale del Portale, in modo che venga controllato e approvato online dall’Unità Mobilità Internazionale.

– Lo studente che intenda fare cambiamenti eccezionali al piano di studio/tirocinio dovrà compilare la sezione During the mobility del LA, accedendo al Portale Erasmus con le proprie credenziali di Alice. La sezione During the mobility compilata online dovrà essere stampata, sottoscritta dallo studente e fatta firmare dal CAI e dalla struttura estera ospitante. Tale sezione, una volta perfezionata con le firme richieste, dovrà essere caricata (formato pdf) dallo studente nella propria pagina personale del Portale Erasmus. Il CAI competente per Area verificherà il documento caricato e lo approverà online.

NB: il During the mobility non utilizzato non dovrà essere caricato nel Portale. Compilare – se necessario – la sezione “During the mobility” del LA. Anche in questo caso, ogni cambio va concordato con il referente Erasmus del corso di laurea  (per email) e, una volta ottenuta l’approvazione, va inviato in pdf a erasmus@cfs.unipi.it per firma e timbro, perché la sede ospitante firmi e timbri a sua volta

Si possono apportare cambi al LA una volta per semestre, entro 5 settimane dall’inizio del corso. Il During può essere fatto solo una volta per semestre.

Prolungamento del periodo di mobilità

Dopo l’arrivo all’estero sarà possibile prolungare il periodo di mobilità a condizione che l’intero soggiorno, comprensivo della proroga, non superi il numero massimo di mesi consentito per ciclo di studio (art. 2.4 del Bando). La proroga deve essere collegata al periodo iniziale, senza interruzioni. L’intero periodo all’estero (durata iniziale sommata all’eventuale proroga) deve comunque essere compreso tra il 1° giugno 2020 e il 30 settembre 2021.

Il prolungamento deve essere richiesto al più tardi entro un mese dalla data di fine mobilità indicata nel contratto.

La procedura che lo studente deve seguire per chiedere il prolungamento per studio/traineeship è la seguente:

  • entrare nella sezione “Richiesta Prolungamento” del Portale Erasmus con le proprie credenziali di Alice (N.B. Se è già stato utilizzato un During the mobility, prima di iniziare la procedura è necessario chiedere al proprio CAI di rimuove la spunta di approvazione online sul documento ed eliminarlo dal Portale);
  • inserire la nuova data di fine periodo;
  • stampare la sezione During the mobility del LA già precompilata con la nuova data di fine mobilità, sottoscriverla e farla firmare sia dal proprio CAI che dalla struttura estera ospitante. Il During the mobility si intende perfezionato quando riporta le date e le firme richieste. Lo studente dovrà fare l’upload della sezione During the mobility del LA, perfezionato come sopra indicato (N.B. Se è già stato utilizzato un During the mobility, è necessario fare l’upload in un unico file pdf di entrambi i documenti). Il CAI competente per Area verificherà il documento caricato e lo approverà online, consentendo così allo studente di stampare l’emendamento al contratto;
  • al più tardi entro un mese dalla data di fine mobilità riportata nel contratto iniziale lo studente dovrà stampare il documento generato dal sistema (costituito dall’emendamento al contratto e dalla lettera di accompagnamento) e, senza modificarlo in alcun modo sottoscrivere entrambi i documenti ed inviarli, alla Direzione Servizi per la Didattica e l’Internazionalizzazione – Unità Mobilità Internazionale, Lungarno Pacinotti n. 44, 56126 Pisa, a mezzo posta (ordinaria o raccomandata A.R.), con indicato sulla busta “Emendamento al contratto Erasmus”.

In alternativa, potrà consegnare a mano la busta con la documentazione (e le suddette indicazioni relative all’indirizzo e al contenuto) alla Sezione Protocollo, Lungarno Pacinotti, 44 nei seguenti orari: dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 13.00; il martedì e il giovedì anche dalle 15 alle 17.00.

Attenzione! Se l’intera procedura non verrà effettuata entro un mese dalla data di fine mobilità riportata nel contratto iniziale, il prolungamento NON verrà autorizzato.
Si fa inoltre presente che l’Emendamento al contratto deve pervenire all’Unità Mobilità Internazionale prima della data di fine mobilità riportata sul contratto, poiché il perfezionamento di tale documento con le firme richieste estende lo status di studente Erasmus e le relative coperture assicurative al periodo del prolungamento.

Si ricorda, infine, che se la documentazione inviata all’Ufficio non è conforme a quanto sopra indicato l’emendamento NON verrà controfirmato e il prolungamento NON verrà concesso.

Se la mobilità Erasmus è per studio, saranno coperti da contributo comunitario Erasmus solo i giorni di prolungamento che rientrano nel periodo massimo previsto dall’accordo interistituzionale. I giorni di mobilità eccedenti tale periodo NON saranno coperti da contributo comunitario Erasmus. Il contributo spettante relativo al periodo di prolungamento con borsa sarà erogato unitamente al saldo.

Se la mobilità Erasmus è per Traineeship, i giorni di prolungamento NON saranno coperti da contributo comunitario Erasmus.

NB: si ricorda che, in caso di prolungamento, è compito dello studente modificare la data di fine mobilità precedentemente inserita nel Portale OLS.

Cosa fare prima della partenza dalla sede ospitante

Al temine della mobilità lo studente dovrà accedere al Portale Erasmus con le proprie credenziali di Alice per compilare online e stampare la sezione After the Mobility del LA. Dopodiché dovrà rivolgersi alla struttura estera ospitante per ultimarne la compilazione e per la sottoscrizione della parte di competenza della sezione After the Mobility (receiving Institution/Organization).

La data di firma della sede ospitante nella sezione After the mobility del LA non deve precedere la data di fine mobilità indicata nel documento stesso, perché, in tal caso, la data di firma sarà considerata come data di fine mobilità (nel rispetto del periodo minimo richiesto per il tipo di mobilità effettuata).

Lo studente dovrà poi rivolgersi al proprio CAI per il completamento e la sottoscrizione della parte di competenza della sezione After the Mobility (sending Institution).

Lo studente dovrà poi accedere al Portale Erasmus, inserire i dati richiesti, che devono corrispondere a quelli indicati nella sezione After the Mobility del LA, e fare l’upload della sezione After the Mobility perfezionata entro 45 giorni dalla data effettiva di fine mobilità indicata nel documento stesso (e comunque non oltre il 20 ottobre 2021). Il mancato upload di tale documento entro la data di scadenza o l’upload del documento non perfezionato comporterà l’annullamento dello status Erasmus e la completa restituzione dell’eventuale contributo già ricevuto. Il CAI competente per Area verificherà il documento caricato e lo approverà online.

NB: in caso di mobilità per studio, se la sede ospitante si rifiuta di compilare e firmare la parte di competenza della sezione After the mobility del LA, ma rilascia al suo posto un Transcript of records (ToR), tale documento potrà essere accettato purché contenga tutte le informazioni richieste, comprese le date effettive di inizio e fine mobilità. Nel caso in cui il ToR non riporti le date effettive di mobilità dovrà essere rilasciato dalla sede ospitante anche un certificato di durata che riporti tali indicazioni. Lo studente dovrà comunque far compilare e firmare al proprio CAI la parte di competenza della sezione After the mobility del LA. Lo studente dovrà quindi caricare nel portale Erasmus in un unico file in pdf il ToR, l’eventuale certificato di durata e la sezione After the mobility compilata e firmata dal CAI.

Per la convalida delle attività svolte durante il periodo all’estero inviare una email contenente la proposta di conversione

Modulo convalida esami

al Referente Erasmus del Corso di Laurea, indicando gli esami superati nella sede estera (con i relativi crediti) e i corrispettivi corsi del CdL/CdLM (con i relativi codici) con cui si chiede che quegli esami siano convertiti. Il modulo convalida esami deve corrispondere al LA after e deve essere rigorosamente inviato al Referente in formato doc.